Polityka prywatności (Datenschutzerklärung / Privacy Policy)

Stan na: 4 sierpnia 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) jest:

Stowarzyszenie Międzynarodowych Rzeczoznawców Techniki Samochodowej MOTOEXPERT
ul. Urzędnicza 7a lok. 17, 25-729 Kielce, Polska
KRS: 0000457628 · NIP: 6572910189 · REGON: 260686444
Prezes Zarządu Głównego: Mariusz Szulc

Telefon: +48 600 920 920
E-mail: info@motoexpert.org
E-mail: poczta@rzeczoznawca-samochodowy24.pl
E-mail: info@motoexpert.org

Organ rejestrowy: Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego. Organ nadzorujący: Starostwo Powiatowe w Kielcach. Administrator nie powołał inspektora ochrony danych; obowiązek taki nie zachodzi w świetle art. 37 RODO. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z nami listownie, telefonicznie lub e-mailem.

2. Zakres polityki

Polityka dotyczy serwisów internetowych, formularzy, portali i subdomen MOTOEXPERT, które odsyłają do tego dokumentu, oraz przetwarzania danych związanego z: obsługą zapytań i zleceń rzeczoznawczych, organizacją oględzin pojazdów, sporządzaniem opinii technicznych i wycen, obsługą szkód komunikacyjnych i ubezpieczeniowych, przesyłaniem zdjęć i dokumentów szkody, prowadzeniem kont użytkowników i rzeczoznawców, członkostwem w Stowarzyszeniu, certyfikacją i szkoleniami, obsługą reklamacji i skarg oraz kontaktem z klientami, rzeczoznawcami, partnerami i ubezpieczycielami.

Niezależni rzeczoznawcy współpracujący w sieci MOTOEXPERT mogą w określonych sytuacjach działać jako odrębni administratorzy danych — w szczególności gdy wykonują zlecenie we własnym imieniu i samodzielnie określają sposoby przetwarzania. Informacja o roli danego podmiotu jest przekazywana przy przyjęciu lub przekazaniu konkretnego zlecenia.

3. Podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzamy zgodnie z RODO, ustawą z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz — w zakresie cookies — ustawą z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (PKE). Podstawami są, zależnie od sytuacji: art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda), lit. b (umowa i działania przed jej zawarciem), lit. c (obowiązki prawne, m.in. podatkowe i rachunkowe), lit. f RODO (prawnie uzasadnione interesy: rzetelne ustalenie rozmiaru szkody, komunikacja z uczestnikami postępowania, bezpieczeństwo systemów, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń), a w wyjątkowych przypadkach danych o zdrowiu — art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

4. Kategorie przetwarzanych danych

• dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię i nazwisko, adres, telefon, e-mail; przy firmach — nazwa, stanowisko, osoba kontaktowa),
• dane rozliczeniowe (dane do faktury, dane płatności),
• dane pojazdu (marka, model, numer rejestracyjny, VIN, przebieg, wyposażenie, historia napraw i szkód),
• dane o zdarzeniu (miejsce, przebieg, uczestnicy: właściciel, kierowca, pasażerowie, świadkowie, pełnomocnicy, pracownicy warsztatów),
• dokumentacja (zdjęcia, nagrania, kosztorysy, kalkulacje, faktury, dokumenty pojazdu i ubezpieczeniowe),
• dane techniczne korzystania z serwisu i portalu (adres IP, data i czas, urządzenie, przeglądarka, identyfikator sesji, historia logowania),
• treść korespondencji, reklamacji, skarg i odwołań,
• dane kandydatów, członków i rzeczoznawców dotyczące wykształcenia, doświadczenia, uprawnień i kwalifikacji.

Dokumentacja szkody może wyjątkowo zawierać informacje o zdrowiu lub obrażeniach uczestników zdarzenia — przetwarzamy je wyłącznie, gdy jest to niezbędne do ustalenia okoliczności szkody albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO), albo za wyraźną zgodą. Prosimy nie przesyłać danych, zdjęć i dokumentów, które nie są potrzebne do rozpatrzenia sprawy.

5. Źródła danych (informacja zgodnie z art. 14 RODO)

Dane otrzymujemy przede wszystkim od osób, których dotyczą. Mogą one pochodzić także od: zleceniodawcy, właściciela lub użytkownika pojazdu, ubezpieczyciela, brokera lub likwidatora szkody, pełnomocnika albo kancelarii, warsztatu, rzeczoznawcy lub partnera MOTOEXPERT, świadka lub innego uczestnika zdarzenia, sądu, policji lub innego uprawnionego organu oraz z publicznie dostępnych rejestrów. Wobec osób, których dane pozyskaliśmy pośrednio, realizujemy obowiązek informacyjny w zakresie i terminach wymaganych przez RODO — również poprzez niniejszą politykę.

6. Cele przetwarzania

Obsługa zapytań i przygotowanie oferty — odpowiedź na zapytanie, wycena, działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b; przy kontakcie w imieniu firmy lub innej osoby — lit. f). Jeżeli nie dojdzie do zlecenia, dane z zapytania usuwamy niezwłocznie, o ile obowiązki prawne nie stanowią inaczej.

Realizacja zleceń rzeczoznawczych — przyjęcie zlecenia, termin i miejsce oględzin, przydzielenie rzeczoznawcy, oględziny, opinia, wycena, kalkulacja kosztów naprawy, kontrola jakości, przekazanie dokumentacji uprawnionym odbiorcom (art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f).

Portal i przesyłanie dokumentów — konta użytkowników, weryfikacja uprawnień, upload/pobieranie dokumentów i zdjęć, historia zlecenia, bezpieczeństwo (art. 6 ust. 1 lit. b i f; w zakresie obowiązków — lit. c).

Członkostwo, certyfikacja i szkolenia — rozpatrzenie wniosku, weryfikacja kwalifikacji, rejestr członków i certyfikatów, składki, szkolenia i egzaminy (art. 6 ust. 1 lit. b, c i f).

Rozliczenia i obowiązki prawne — faktury, księgowość, podatki, płatności (art. 6 ust. 1 lit. c).

Reklamacje, skargi i roszczenia — rozpatrywanie, zabezpieczenie dowodów, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. c i f; przy danych o zdrowiu — art. 9 ust. 2 lit. f).

Bezpieczeństwo serwisów — logi serwera (adres IP, czas, wywołana strona, kod HTTP, przeglądarka, system, referrer) do zapewnienia działania, wykrywania błędów i odpierania ataków (art. 6 ust. 1 lit. f; usuwanie najpóźniej po 14 dniach, chyba że analiza incydentu wymaga dłużej).

Marketing — informacje handlowe wysyłamy wyłącznie zgodnie z RODO i PKE; gdy przepisy wymagają zgody na dany kanał, wiadomość wysyłamy dopiero po jej uzyskaniu. Zgodę można wycofać, a wobec marketingu bezpośredniego — wnieść sprzeciw w każdej chwili.

7. Komunikacja przez WhatsApp i wstępna ocena zdjęć

Umożliwiamy kontakt przez WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlandia — grupa Meta), w szczególności do niezobowiązującego przesłania zdjęć szkody. Na podstawie przesłanych zdjęć i podstawowych informacji dokonujemy bezpłatnej, niewiążącej wstępnej weryfikacji, czy i w jakim zakresie możemy pomóc, po czym przekazujemy odpowiedź zwrotną. Przetwarzamy numer telefonu, nazwę profilu i przesłane treści. Wynik wstępnej weryfikacji nie stanowi opinii rzeczoznawczej.

Treść komunikacji jest szyfrowana end-to-end; WhatsApp otrzymuje jednak metadane, przy czym może dochodzić do przekazania danych do USA — Meta Platforms, Inc. posiada certyfikację EU-U.S. Data Privacy Framework objętą decyzją Komisji Europejskiej (art. 45 RODO). Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Państwa żądanie przed zawarciem umowy) oraz zgoda wyrażona dobrowolnym nawiązaniem kontaktu tym kanałem. Korzystanie z WhatsApp jest dobrowolne — każdą sprawę można przekazać e-mailem lub telefonicznie. Jeżeli po wstępnej weryfikacji nie dojdzie do zlecenia, przesłane zdjęcia i korespondencję usuwamy niezwłocznie.

Korespondencja e-mail może być obsługiwana także przez skrzynkę w domenie gmail.com, utrzymywaną przez Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia); możliwe przekazanie danych do USA odbywa się w oparciu o certyfikację Google LLC w EU-U.S. Data Privacy Framework (art. 45 RODO).

8. Zdjęcia i dokumenty dotyczące szkody

Przesyłane materiały mogą zawierać dane osobowe, numery rejestracyjne, VIN, wizerunki osób, treść dokumentów i metadane plików. Osoba przekazująca materiały dotyczące innych osób powinna mieć podstawę do ich przekazania. Przed wysyłką prosimy w miarę możliwości usunąć zbędne dane — w szczególności niepotrzebne fotografie dokumentów tożsamości, dane medyczne, wizerunki osób postronnych i dane lokalizacyjne zapisane w plikach. Dokumentacji szkody i informacji poufnych nie należy przesyłać przez publiczne komentarze ani profile w mediach społecznościowych — wyłącznie przez portal, WhatsApp, e-mail lub inny uzgodniony, bezpieczny kanał.

9. Odbiorcy danych

Dane udostępniamy wyłącznie podmiotom, które potrzebują ich do wykonania zadania albo są uprawnione na podstawie prawa:

• upoważnieni członkowie organów Stowarzyszenia, pracownicy i współpracownicy,
• rzeczoznawcy i lokalni partnerzy sieci MOTOEXPERT wykonujący oględziny lub opinię — w Polsce, Niemczech, Austrii i innych państwach UE/EOG,
• zleceniodawcy, właściciele pojazdów i inne osoby uprawnione do otrzymania opinii,
• ubezpieczyciele, brokerzy, likwidatorzy szkód i pełnomocnicy,
• adwokaci i kancelarie — wyłącznie na Państwa wyraźne życzenie (np. przekazanie sprawy prawnikowi specjalizującemu się w prawie ruchu drogowego),
• warsztaty oraz dostawcy kalkulacji, wycen i danych technicznych,
• dostawcy hostingu, poczty, chmury, portalu, kopii zapasowych, IT i cyberbezpieczeństwa — jako podmioty przetwarzające (art. 28 RODO),
• księgowość, doradcy podatkowi, prawnicy, banki i operatorzy płatności,
• sądy, policja i organy administracji, gdy wynika to z przepisów.

Podmioty przetwarzające działają na podstawie umów powierzenia i wyłącznie zgodnie z naszymi udokumentowanymi poleceniami. Danych nie sprzedajemy ani nie wynajmujemy.

10. Giełdy wartości pojazdów (Restwertbörse)

Przy szkodach całkowitych ustalenie wartości pozostałości może wymagać zamieszczenia danych pojazdu i zdjęć w zamkniętych giełdach wartości pozostałości. Nie przekazujemy przy tym imion, nazwisk ani danych kontaktowych właścicieli; numery rejestracyjne są anonimizowane. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.

11. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystamy przede wszystkim z usługodawców przetwarzających dane w UE/EOG; serwery serwisu znajdują się w Polsce. W sprawach transgranicznych dane mogą być przekazywane rzeczoznawcom i uczestnikom postępowania w innych państwach UE/EOG, a w sprawach dotyczących Szwajcarii — do Szwajcarii na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO). Poza tym transfer poza EOG następuje wyłącznie w oparciu o mechanizmy RODO — decyzje adekwatności (w tym EU-U.S. Data Privacy Framework dla Meta i Google, pkt 7) lub standardowe klauzule umowne, z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne.

12. Okresy przechowywania

• zapytania bez zlecenia — usuwane niezwłocznie (pkt 6),
• dokumentacja zlecenia i szkody — przez czas realizacji i rozliczenia, następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lub 6 lat — art. 118 Kodeksu cywilnego; art. 17 ust. 3 lit. e RODO),
• dokumentacja rachunkowa i podatkowa — 5 lat od końca roku, którego dotyczy (art. 86 § 1 i art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, art. 74 ustawy o rachunkowości),
• dane członków i certyfikowanych rzeczoznawców — przez czas członkostwa lub ważności certyfikatu, następnie przez okres niezbędny do udokumentowania ich przebiegu,
• dane kandydatów nieprzyjętych — co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia postępowania,
• logi techniczne — do 14 dni (pkt 6), dłużej wyłącznie przy wyjaśnianiu incydentu,
• dowody zgód marketingowych — do upływu przedawnienia roszczeń,
• kopie zapasowe — usuwane lub nadpisywane zgodnie z cyklem backupu.

Po upływie okresów dane są usuwane lub anonimizowane, a gdy przepisy wymagają ograniczonego dalszego przechowywania — blokowane.

13. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje wyłącznie cookies niezbędne technicznie (prawidłowe działanie strony, utrzymanie sesji, bezpieczeństwo, dostarczanie treści z pamięci podręcznej) — na podstawie art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej w zw. z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, bez wymogu zgody. Nie stosujemy cookies analitycznych, statystycznych ani marketingowych. Gdyby w przyszłości takie technologie zostały wdrożone, będą uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody, z możliwością jej zmiany i wycofania. Ustawienia cookies można też kontrolować w przeglądarce.

14. Media społecznościowe i treści osadzone

Prowadzimy profile w serwisach społecznościowych; ich operatorzy przetwarzają dane także według własnych zasad. Osadzone treści zewnętrzne (np. wtyczki, mapy, filmy) mogą przekazywać dostawcy adres IP i dane urządzenia. Samo umieszczenie odnośnika nie powoduje przekazania danych do czasu kliknięcia.

15. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka (art. 32 RODO): szyfrowanie transmisji TLS/SSL, kontrolę dostępu i uprawnień, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa, aktualizacje systemów, kopie zapasowe, zabezpieczenie kont i portalu, zobowiązania do poufności oraz procedury reagowania na naruszenia. Ze względów bezpieczeństwa nie ujawniamy szczegółowej konfiguracji zabezpieczeń.

16. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo: dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20) oraz cofnięcia zgody w każdym czasie ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3 RODO) — bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Wnioski: na dane kontaktowe z pkt 1. Dla ochrony danych możemy poprosić o informacje potwierdzające tożsamość; odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca. Prawa te nie są bezwzględne — dalsze przetwarzanie może być konieczne m.in. z uwagi na obowiązek prawny lub obronę roszczeń.

17. Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO)

Mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw — z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją — wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO. Po wniesieniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, albo przetwarzanie służy ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest skuteczny zawsze i bez uzasadnienia.

18. Prawo skargi do organu nadzorczego

Niezależnie od innych środków przysługuje Państwu skarga do organu nadzorczego (art. 77 RODO). Organem właściwym dla administratora jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Web: www.uodo.gov.pl

Skargę można wnieść również do organu nadzorczego w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu lub miejsca pracy. Wcześniejszy kontakt z MOTOEXPERT nie jest warunkiem wniesienia skargi.

19. Dobrowolność podania danych i zautomatyzowane decyzje

Podanie danych jest dobrowolne, ale niektóre dane są niezbędne do odpowiedzi na zapytanie, zawarcia lub wykonania umowy, przeprowadzenia oględzin, sporządzenia opinii, przyjęcia do Stowarzyszenia, certyfikacji, wystawienia faktury albo rozpatrzenia reklamacji — ich brak może uniemożliwić wykonanie danej czynności. Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany (art. 22 RODO); narzędzia wspierające kalkulacje i wyceny nie zastępują merytorycznej oceny rzeczoznawcy.

20. Dane osób małoletnich

Serwisy i usługi MOTOEXPERT nie są kierowane do dzieci. Dane osób małoletnich mogą znaleźć się w dokumentacji szkody wyłącznie, gdy jest to niezbędne do prowadzenia sprawy i zgodne z prawem. Osoba małoletnia nie powinna samodzielnie zakładać konta ani przesyłać dokumentacji bez udziału przedstawiciela ustawowego, jeżeli jest on wymagany.

21. Zmiany polityki

Polityka jest aktualizowana przy zmianach przepisów, zakresu usług lub stosowanych technologii. Obowiązuje wersja opublikowana na tej stronie wraz z datą aktualizacji; o zmianach istotnie wpływających na przetwarzanie poinformujemy w sposób odpowiedni do charakteru relacji.

---

Privacy Policy (EN) — Summary

The controller of personal data is Stowarzyszenie Międzynarodowych Rzeczoznawców Techniki Samochodowej MOTOEXPERT, ul. Urzędnicza 7a lok. 17, 25-729 Kielce, Poland (KRS 0000457628), e-mail: info@motoexpert.org, phone: +48 600 920 920. We process personal data under the GDPR to handle enquiries and vehicle appraisal assignments, arrange inspections, prepare technical reports and valuations, run our client portal, administer Association membership and certification, meet accounting obligations and establish, exercise or defend legal claims (Art. 6(1)(b), (c), (f) GDPR). Photographs sent via WhatsApp are used for a free, non-binding preliminary check of whether we can assist; if no assignment follows, they are deleted without delay. Data may be shared with the commissioning party, insurers, MOTOEXPERT experts in the EU/EEA, lawyers only at your express request, and IT providers under Art. 28 GDPR; transfers to Switzerland rely on the EU adequacy decision, and Meta (WhatsApp) and Google (Gmail) are certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework. Only technically necessary cookies are used. You have the rights of access, rectification, erasure, restriction, portability, withdrawal of consent and objection (Art. 15–21 GDPR) and may lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, or with the supervisory authority of your habitual residence. The full, binding version of this policy is the Polish text above.

Datenschutzerklärung (DE) — Kurzfassung

Verantwortlicher ist der Verband Internationaler Kfz-Sachverständiger MOTOEXPERT (Stowarzyszenie Międzynarodowych Rzeczoznawców Techniki Samochodowej MOTOEXPERT), ul. Urzędnicza 7a lok. 17, 25-729 Kielce, Polen (KRS 0000457628), E-Mail: info@motoexpert.org, Telefon: +48 600 920 920. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach der DSGVO zur Bearbeitung von Anfragen und Gutachtenaufträgen, zur Organisation von Besichtigungen, zur Erstellung von Gutachten und Bewertungen, zum Betrieb des Kundenportals, zur Mitglieder- und Zertifizierungsverwaltung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f DSGVO). Über WhatsApp übermittelte Schadenfotos dienen einer kostenlosen, unverbindlichen Vorabprüfung; kommt kein Auftrag zustande, werden sie unverzüglich gelöscht. Empfänger können Auftraggeber, Versicherer, MOTOEXPERT-Sachverständige in der EU/im EWR, Rechtsanwälte ausschließlich auf Ihren ausdrücklichen Wunsch sowie IT-Dienstleister nach Art. 28 DSGVO sein; Übermittlungen in die Schweiz beruhen auf dem Angemessenheitsbeschluss der EU, Meta (WhatsApp) und Google (Gmail) sind unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt. Ihnen stehen die Rechte aus Art. 15–21 DSGVO zu, einschließlich Widerspruch und Beschwerde bei der polnischen Aufsichtsbehörde (PUODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warschau) oder der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthalts. Maßgeblich ist die vollständige polnische Fassung oben.